Апрацоўваць свае архівы фізічных - Кіраванне архівам прадпрыемства

Эфектыўнасць кіравання фізічных архіваў кампаніі залежыць ад ўкаранення інструментаў і метадаўВажна, каб кампанія, клапоцячыся аб сваіх дакументах.

Значна больш, чым проста законнага права, паважаць, архівавання, гэта неабходнасць.

Яго добрае кіраванне адказвае на рэальных эканамічных задач. Вядзенне архіва бягучых, прамежкавых і кіравання архівамі канчатковымі тычыцца двух службаў не перагародкавай і стасуюцца паміж сабой: архіўнага аддзела і архіва. Як такой, архіваванне дакументаў з'яўляецца працэдурай, якая можа апынуцца хутчэй, складаней, калі правілы і перадавой практыкі, калі яны не выконваюцца, як у плане сартавання і захоўвання. Незалежна ад формы або дзейнасці кампаніі кіраванне архівамі з'яўляецца неабходнасцю. Яна не ажыццяўляе, такім чынам, не сур'ёзна, добра, што ён абапіраецца на дзеянні, апрыёры простыя: мэта архівавання, будучы, з аднаго боку, захаваць і захаваць дакументы кампаніі, у добрым стан, з другога боку, каб аднавіць або аднавіць іх у любы час. Гэта-тое, чаму, ён не зводзіцца да простай захоўванне ў мэтах захавання тэрмінаў захоўвання дакументаў, але і абапіраецца на комплекснае кіраванне архівавання папера, якая ўпісваецца ў палітыку архівавання эфектыўным і рацыянальным, ад стварэння да знішчэння архіваў. Кіраванне архіў бягучыя і прамежкавыя для адміністрацыйных мэтаў, патрабуе асабліва інструменты і канкрэтныя метады, прымаючы пад увагу ўсе абмежаванні, звязаныя з кіравання дакументамі. Гэтая працэдура архівавання патрабуецца больш строгасці і логікі, паколькі яна ўключае Ў сябе: кіраванне фізічных архіваў (і ўсе архівы, дарэчы) не імправізавалі.

Стварыць метад дзейсны і правераны гарантуе, даступнасці, надзейнасці і цэласнасці дакументаў.

Гэтая сістэма гарантуе падтрымку дакумента ад стварэння да архівавання.

Ён прапануе шмат магчымасцяў, як стварэнне працэдур і правоў доступу. Што тычыцца рэгулявання паважаць, існуюць стандарты ISO канкрэтных архіваў і, у прыватнасці, стандарт ISO 15489, які дазваляе нам гарантаваць: у выпадку афіцыйных дакументаў, стандарт ISO 22310 гарантуе, якія рэгулююць іх напісанне у той час як стандарт ISO 23081, у дачыненні да яна, рэгуляваць запісу дадзеных.

Гэтыя стандарты ISO і NF перадаюцца для азнаямлення, яны не маюць абавязковага характару і не заўсёды гарантуе самы высокі ўзровень прафесіяналізму. Гэта ў абмен з трэцяга боку-архіватар, у яго вопыт і разуменне вашых рэальных патрэбаў, што вы знойдзеце суразмоўцы, што вам трэба.

Архівы, якія тычацца ўсіх дакументаў, створаных або атрыманых кампаніяй на працягу ўсёй сваёй дзейнасці.

Яны, такім чынам, павінны быць захаваны: яны малююць любой эканамічнай і сацыяльнай дзейнасці кампаніі.

Што тычыцца іх мацавання, то яны разнастайныя: фактычнае кіраванне залежыць ад тыпу носьбіта, захоўваць і класіфікаваць, але і палітыкі архівавання, прынятыя кампаніяй (падыходзіць да арганізацыі і выгляд дзейнасці) у якасці пэўнага тыпу, для кожнага архіва (тэорыя трох узростаў): Часта задаюць пытанні, якія ўзнікаюць палітыку ў галіне класіфікацыі і архівавання бізнес-дакументаў класіфікацыя дакументаў прадпрыемства адказвае на правілы, асновы, шануйце, каб класіфікаваць з карысцю, эфектыўна і надоўга ўсіх дакументаў прадпрыемства.

Той ці іншы момант, кампанія сутыкаецца з праблемай архівавання і класіфікацыі, што яна павінна кіраваць, пасля таго, вырабленыя або атрыманыя. Пакінуць ціснуліся дакументы наўрад ці рашэнне Каб знайсці здаровай сітуацыі, існуюць працэдуры класіфікацыі, пазначаныя выразы радавой Records Management. Гэта інструмент кіравання архівамі, якая рэкамендуе лячыць з моманту іх стварэння: сфера Яго дзеяння, такім чынам, абмяжоўваецца ў архіў бягучых і прамежкавых, прымаючы пад увагу: З пункту гледжання нормаў і правілаў, Records Management-гэта працэс архівавання таксама ўстаўку. У Records Management зрабіў аб'ект у 2001 годзе міжнароднага стандарту ISO 15489, аднаўленне ў 2002 годзе французскай асацыяцыяй па стандартызацыі (AFNOR) пад назвай NF ISO 15489. Рэкорды Management накіравана такім чынам, для рэгістрацыі і ўліку дакумент, з моманту яго стварэння, і, такім чынам, перад працэс дакументальны фільм. Таму, ен уключае ў яго хадзе план ранжыраванне або класіфікацыя ўключае: Тое, што адрознівае рэйтынгу захоўвання, гэта добра і так перад кіраваннем у адпаведнасці з планам, класіфікацыі, лагічнага і іерархічнага. Таму вельмі важна для службы, адказная за выкананне плана сартавання, задаць сабе правільныя пытанні, а менавіта: рэйтынг архіваў распаўсюджаных з'яўляецца асноватворным, ён сказаў першародны і паслядоўнымі, у сувязі з тым, што ён павінен паважаць жыццё архіў, і ён становіцца, такім чынам, адлюстраваннем дзейнасці кампаніі. Каб зрабіць гэта, рэйтынгу ажыццяўляецца адразу пасля стварэння архіва і не пасля ўдару або каб разгрузіць кучу архіваў, якія захоўваюцца без дамовы, ні зорак.

Адносна таго, як класіфікаваць, яна патрабуе строгасці.

Яна праводзіць метад дзейнічае незалежна ад тыпу архіва (бягучыя, прамежкавыя, канчатковыя). Яна заснавана на адрозненні працаваць на характар дакументаў: рэйтынг хутка і эфектыўна, калі яно ажыццяўляецца на стадыі вытворчасці ў архіў. Такім чынам, ясна, што план рэйтынг не імправізавалі і патрабуе шмат патрабаванняў, каб быць эфектыўнымі. Таму яна павінна быць структураваная такім чынам, каб адаптавацца: Ён павінен зарэгістравацца пастаянна ў перспектыва пошуку дакументаў (як лёгка знайсці дакумент.) і, такім чынам, павінны заставацца поўнымі. Канструктыўна, у плане ранжыравання працуе лагічна і структураваны. Дакументы класіфікуюцца і размяркоўваюцца па схеме лагічнага і шматузроўневага, ад агульнага да прыватнаму. Мэтай ўключыць усе дакументы, не губляючы ў дакладнасці.

Яе комплексны характар, абумоўлены тым, што ён падтрымлівае класіфікаваць усе дакументы, якія адлюстроўваюць задачы кампаніі, яе дзейнасці.

Увесь набор дакументаў, класіфікаваць любы тып носьбіта захоўвання (папера, фота, CD-rom, электронных дадзеных) і, Нарэшце, у краіне налічваецца тры выгляду плана класіфікацыі ў залежнасці ад віду дзейнасці прадпрыемства, функцый і дзейнасці), яе арганізацыі (структуру працы) і па тэме. Як архіў прадпрыемствы адлюстроўваюць сваю дзейнасць, перавага надаецца і ў плане функцыянальнай класіфікацыі. Аднак, спалучэнне метадаў, не выключана ўмове, вядома, не змешваць асновы падзелу і змясціць ўсе тэчкі на тым жа ўзроўні. Нарэшце, поспех плана рэйтынгу будзе залежаць ад абслугоўвання архіва, усталяваць у выніку здзейсненага веды функцыянавання, дзейнасці кампаніі і паслугі, якімі ён кіруе. Вось чаму абследаванне загадзя-гэта неабходна для распрацоўкі плана класіфікацыі выконваецца « на заказ ». Дзякуючы ўкараненню сістэмы Кіравання дакументазваротам на прадпрыемстве з мэтай эфектыўнага кіравання сваімі архівамі, зараз гэта магчыма для гэтага апошняе: кіравання архівамі ў абрамленні плана рэйтынгу эфектыўным, абавязкова прыводзіць да эканоміі часу і павышэння прадукцыйнасці бізнесу і зніжэння выдаткаў на кіраванне, якія ідуць у адным кірунку. Сапраўды, рэйтынг сістэматызаваны архіў ўключае ў сябе перамяшчэння і доступу значна спрасцілі, тым самым спрыяючы развіццю дзейнасці кампаніі. Логіка архівавання павінна ўлічваць працягласць прававых захоўвання дакументаў, каб вызначыць час, на працягу якога вытворца мог бы захаваць свае дакументы ў архіў, і стаць адным з гэтых дакументаў, у выніку гэтага прамежак часу. Кніга інвентарызацыі групоўка колькасці і кошту элементаў актываў і пасіваў паказанні ў ходзе інвентарызацыі. Вялікая кніга рахункаў, якая змяшчае пісанні кнігі-часопіса з разбіўкай ў адпаведнасці з планам рахункаў прадпрыемства, вядзенне і праверка сапраўднасці абавязковыя кнігі.